Je stuurt een bericht en krijgt meteen een foutmelding terug. Waarschijnlijk is je mailbox vol en weigert de server nieuwe post. Gelukkig los je dat meestal zelf op, namelijk door gericht op te ruimen.
Waarom raakt je mailbox vol?
Elke mailbox heeft een maximale opslagruimte. Die ruimte vult zich sneller dan je denkt, want bijlagen wegen zwaar. Eén presentatie van 20 MB telt net zo zwaar als duizend gewone berichten.
Daarnaast bewaren de meeste mensen vrijwel alles. Ten eerste blijft elk verzonden bericht staan, inclusief de bijlage. Vervolgens vult de prullenbak zich, omdat verwijderde post daar nog weken blijft liggen. Ten slotte tellen ook je spammap en gedeelde mappen mee.
Telt je map Verzonden ook mee?
Ja, want die map staat op dezelfde server als je inbox. Veel mensen vergeten dat volledig. Daarom is Verzonden vaak de grootste ruimtevreter van allemaal.
Waarom merk je het probleem pas laat?
Je mailprogramma waarschuwt meestal pas rond de negentig procent. Bovendien komt zo’n waarschuwing zelf per e-mail binnen. Zit je opslag al vol, dan bereikt die melding je dus nooit.
Wat gebeurt er als je e-mailopslag vol zit?
Een volle mailbox is geen cosmetisch probleem. De server weigert namelijk elk nieuw bericht zodra de limiet bereikt is. De afzender krijgt daarom een foutmelding terug, in vaktaal heet dat een bounce.
Dat kost je direct geld en vertrouwen. Een offerteaanvraag komt niet aan. Een factuur belandt nergens. Bovendien loopt de synchronisatie met je telefoon vast, waardoor je oude berichten blijft zien.
Sommige providers wachten een paar dagen en proberen het opnieuw. Andere geven de mail meteen op. Dus wacht dit beter niet af, maar ruim je mailbox zo snel mogelijk op.
Hoe ruim je je mailbox op?
Opruimen kost minder tijd dan je verwacht. Werk deze vier stappen op volgorde af, want de eerste levert veruit de meeste ruimte op.
Stap 1: begin bij de zwaarste berichten
Sorteer je inbox op grootte in plaats van op datum. Vrijwel elk mailprogramma kan dat, namelijk via de kolomkoppen of het zoekfilter. Verwijder daarna de tien zwaarste berichten die je niet meer nodig hebt. Zo win je vaak in vijf minuten enkele gigabytes.
Stap 2: leeg de prullenbak en de spammap
Verwijderde e-mails verdwijnen niet echt, want die verhuizen alleen naar de prullenbak. Leeg die map daarom helemaal. Doe hetzelfde met je spammap, omdat die ongemerkt duizenden berichten verzamelt.
Stap 3: haal grote bijlagen van de server af
Bewaar zware documenten liever op je computer of in een back-up. Sla de bijlage dus eerst lokaal op. Verwijder vervolgens het bijbehorende bericht. Zo blijft het bestand behouden terwijl je server weer lucht krijgt.
Stap 4: archiveer wat je moet bewaren
Facturen en contracten kan je niet zomaar weggooien. Verplaats ze daarom naar een archiefmap op je eigen computer. Let op: een archiefmap op de server telt gewoon mee voor je quotum. Denk ook aan je privacy, want oude klantgegevens horen niet eindeloos in je inbox te blijven staan. Lees daarom eens hoe privé je e-mail eigenlijk is.
Hoe voorkom je dat je mailbox opnieuw volloopt?
Opruimen helpt tijdelijk. Structureel voorkomen werkt beter, en dat kan op drie manieren.
Ten eerste maakt het uit hoe je je mail ophaalt. Die keuze bepaalt namelijk of berichten op de server blijven staan of niet. Welke instelling voor jou handig is, lees je bij het instellen van je mailbox op je apparaten.
Ten tweede stel je een bewaartermijn in. Laat je prullenbak bijvoorbeeld automatisch legen na dertig dagen.
Ten derde scheid je zakelijk en privé. Gebruik een apart adres voor nieuwsbrieven en webshops. Wil je dat goed aanpakken, kijk dan hoe je een zakelijk e-mailadres aanmaakt op je eigen domein.
Ten slotte loont het om je opslagruimte te controleren. Kom je structureel tekort, dan is meer ruimte vaak goedkoper dan elke maand opruimen.
Hoe werkt het bij Host in EU?
Bij ons krijg je 50 GB opslag bij het pakket E-mail only, voor €5,00 per maand inclusief btw. Daarbinnen maak je onbeperkt e-mailadressen aan, want je betaalt één vaste prijs per domein. Zit e-mail bij je hosting, dan geldt hetzelfde principe. Website hosting kost €14,95 per maand inclusief btw en Webshop hosting €19,95 per maand inclusief btw. Bij elk pakket krijg je bovendien één gratis .nl of .be domeinnaam zolang je klant bent.
Onze e-mail draait op eigen servers in een gecertificeerd Nederlands datacenter, met ISO 27001, ISO 9001 en PCI-DSS. Je e-mail staat dus niet bij Google of Microsoft en je data verlaat de EU niet. Dat is een stevige basis voor de AVG. Het maakt je echter nog niet automatisch AVG-proof, want de hele keten telt mee. Meer weten? Bekijk onze e-mailhosting met eigen domein.
Veelgestelde vragen over een volle mailbox
Staat jouw vraag er niet bij? Stuur ons een e-mail. We antwoorden binnen 1 werkdag.
Wat te doen als je mailbox vol zit?
Verwijder eerst de zwaarste berichten, want die leveren de meeste ruimte op. Leeg vervolgens je prullenbak en spammap. Blijft het probleem terugkomen, kies dan een pakket met meer opslag.
Waarom kan ik geen mail meer ontvangen?
Meestal is je opslaglimiet bereikt en weigert de server nieuwe berichten. De afzender krijgt daarom een foutmelding. Zodra je ruimte vrijmaakt, werkt de ontvangst weer.
Ben ik mijn e-mail kwijt als de opslag vol zit?
Nee, want bestaande berichten blijven gewoon staan. Alleen nieuwe e-mail komt er niet meer bij. Sommige afzenders proberen het een paar dagen opnieuw, andere niet.
Helpt het om mijn prullenbak te legen?
Ja, dat helpt vaak meer dan verwacht. Verwijderde berichten tellen namelijk gewoon mee zolang ze in de prullenbak staan. Leeg daarom ook je map met ongewenste e-mail.
Hoeveel opslag heb ik nodig voor mijn e-mail?
Dat hangt af van je bijlagen en je bewaargedrag. Voor de meeste zzp’ers en kleine bedrijven volstaat 50 GB ruimschoots. Verstuur je dagelijks zware bestanden, dan ruim je beter periodiek op.
Genoeg van een mailbox die steeds volloopt?
Bij Host in EU krijg je 50 GB opslag en onbeperkt e-mailadressen voor €5,00 per maand inclusief btw. Je post staat op onze eigen servers in Nederland, dus niet bij Google of Microsoft. Bekijk wat er in het e-mailpakket zit.
